RECOMENDACIONES

Es importante no solo conscientizarse del proceso de cambio en las aduanas, es importante no solamente conocer más profundamente nuestras obligaciones de corte aduanal-fiscal, es importante no solamente conocer y estudiar las diferentes facilidades que la aduana tiene, sino también es importante el presentar a su amable consideración algunas recomendaciones que considero pertinentes para hacer que su paso en la aduana sea sencillo y sin complicaciones.

De ahí que me haya abocado a la tarea de sintetizar en nueve recomendaciones específicas para que usted, si así lo juzga conveniente poderlas poner en práctica el día de mañana, lo que posiblemente le ayudará a evitarse dolores de cabeza sobre sus actuaciones de hoy y a prepararse a vivir, sobrevivir y convivir con la nueva aduana del año 2000, la que presumo será una aduana de corte fiscal y de arraigo contable.

FACTURACION

La factura que ampara las mercancías está jugando un papel muy importante, misma que ha venido creciendo a lo largo de los años y que tomará mucha mayor relevancia en un futuro muy cercano. De ahí que será muy bueno el ir implementando en nuestros sistemas de cómputo que den como consecuencia las facturas e ir entrenando a nuestros proveedores internacionales que nos proporcionen facturas correctas.

Cuando me refiero a la factura no necesariamente me refiero a una factura de compraventa, ya que el 10% ó el 15% de nuestras operaciones de comercio internacional carecen de esa operación de compraventa sino que radican en préstamos de mercancías para ser transformadas, exhibidas o arrendadas.

ETIQUETADO E IDENTIFICABILIDAD DE LAS MERCANCIAS

Es una recomendación substancial el hecho de que los importadores y exportadores etiqueten correctamente sus mercancías y mantengan los signos y símbolos que permitan identificarlas correctamente.

La etiquetación se establece como un principio de normalización en casi todos los países del mundo en donde a través del cual se les permita a los consumidores el poder conocer los contenidos de los empaques; a la vez se establece una característica importante el que se puedan identificar plenamente las mercancías en relación con su documentación de embarque.

SELLADO Y EMPAQUETADO

En este sentido cuando las mercancías se encuentran perfectamente selladas y empaquetadas ayudan a evitar substancialmente los robos y mermas que aparentemente cada día crecen en casi todas las aduanas del mundo.

SELECCIÓN DE AGENTES ADUANALES Y AGENTES TRANSPORTISTAS

En virtud de la alta responsabilidad que implica el pasar mercancías por las aduanas, es muy importante el que los contribuyentes realicen una elección correcta de sus agentes aduanales. Debemos recordar que los agentes aduanales son los representantes legales para los efectos aduanales sin que esto implique toda la responsabilidad hacia ellos, sino que más bien es compartida con los propios contribuyentes.

Cuando un agente aduanal actúa está haciendo participe de sus facultades a los contribuyentes, es decir a sus clientes, quienes quedarán como responsables primarios de lo que en la aduana se declaró.

La selección de los agentes transportistas también es una responsabilidad especial. No sería la primera ni la última vez que un agente transportista haya por equivocación tomado su mercancía con los documentos de otro cliente, y esto provoca que las mercancías sean embargadas por la autoridad, no sería la primera ocasión que ocurriera que un agente transportista hiciera perder mercancías de sus clientes consciente o inconscientemente, de ahí la necesidad de que se haga una buena selección del transportista no nada más por su alta responsabilidad sino también por la infraestructura con la que cuente para dar un servicio adecuado a los importadores y exportadores.

LLEVAR ADECUADAMENTE LOS CONTROLES CONTABLES

Los controles contables en las empresas resultan ser el eje central de las operaciones aduanales.

Cuando me refiero a estos controles es hablar de la identificación de las mercancías de importación y exportación desde su origen hacia su destino y esto dividido en tres grandes grupos.

a. Inventarios.- Es una obligación de todo importador el llevar un control de inventarios que permita distinguir las mercancías nacionales de las importadas y a su vez el poder conocer fielmente cuál es el destino de esas importaciones o cuál es el origen de las exportaciones.

b. Producción.- No me cabe duda que en un futuro no muy lejano la autoridad empezará a auditar a partir de un departamento de costos en donde se determine la cantidad de productos que se hayan incorporado a las mercancías de venta, tanto nacionales como de exportación;
En este sentido el departamento de costos jugará un factor muy importante para poder ejercer las facultades de comprobación.
Por otro lado es importante que la producción genere reportes fieles y específicos acerca de las mermas y los desperdicios.
Para efectos aduanales, las mermas son los productos que no pueden comprobarse que fueron incorporados a las mercancías de venta, y por desperdicios son los residuos físicos que se desprenden de un proceso productivo. Cabe aclarar que los desperdicios no necesariamente son mercancías que deban tirarse a la basura sino son simplemente los residuos de la producción, los cuales deben de estar perfectamente ubicados y controlados desde el punto de vista contable; y

c. Proveedores y compradores.- La mejor forma de "amarrar" los controles contables es a través de la relación que existe con proveedores y compradores, en el sentido de que se puede establecer las cantidades compradas o vendidas, los precios cobrados o pagados así como las formas y los términos en que la negociación se realizó.

TENER UN BUEN ARCHIVO DE TRAFICO

El archivo de tráfico es necesario, no solamente para controles internos sino para efectos de auditorías o visitas por parte de la autoridad. Además permite tener la oportunidad de que se cuente con documentos que comprueben la legal estancia en el país de mercancías de importación o de evidencia de salidas de las de exportación, siendo por lo tanto una forma en que más rápido se satisface a la autoridad en una eventual auditoría.

Se recomienda que los archivos de tráfico estén divididos por pedimentos aduanales y que cada uno de estos archivos este conformado por toda la documentación que no solamente se compruebe que se cumplieron con todas las formalidades del despacho, sino también existe un comprador y/o un proveedor en el extranjero con sus referencias de pagos y de contratación internacional.

Adicional al propio archivo perfectamente organizado debe de existir una lista que los relacione completamente con las mercancías, de tal manera que cuando se reciba una visita por parte de la autoridad fiscal se pueda identificar plena y rápidamente a las mercancías con la documentación correspondiente sin que exista lugar a dudas.

DAR MAYOR IMPORTANCIA A LO ADUANAL

En más de 100 ocasiones me he encontrado a empresarios que me dicen que no tienen problemas con la aduana ya que cuentan con pedimentos aduanales oficiales aprobados, autorizados y sellados con firmas e inclusive perforaciones y que esto les hace tener la seguridad de que todo lo que pasó por la aduana estaba bien.

Esa aseveración en ocasiones resulta ligera, ya que las declaraciones presentadas a través de los pedimentos resultan ser falsas en muchas ocasiones, así que el contar con un pedimento de importación o de exportación no resulta ser el documento único en el cual debemos apoyar nuestra seguridad fiscal aduanera.

Los contribuyentes son los responsables de sus propios actos ante la aduana y lo fiscal, así que deben de conocer las repercusiones que generan la omisión o la falsedad de los datos asentados en los pedimentos a la vez que esto les permitirá aprovechar al máximo los mecanismos existentes para importar y para exportar como bien pueden ser los PITEX, el Registro ALTIM, el Registro ALTEX, los ECEX, los Programas de Maquila, y el manejo de las Cuentas Aduaneras.

Hoy por hoy lo aduanal tiene mucha importancia, si bien es cierto que no es lo más importante si es un punto que puede dar tranquilidad fiscal al conocer los contribuyentes mucho más de sus actuaciones.

Aquí quisiera yo resaltar la importancia de la planeación, ya que en muchas ocasiones, si no es que en la mayoría, los contribuyentes deciden no planear y esperar a que venga el "golpe".

Hace poco tiempo presentamos oportunamente el seminario sobre la Norma Oficial Mexicana 50. Este seminario tuvo un éxito relativamente bajo ya que solo asistieron alrededor de 100 personas, la razón fue que este seminario fue presentado con cuatro meses de anticipación a que la Norma entrará en vigor. Tan pronto la Norma entró en vigor y comenzó a hacer estragos en la aduana en virtud de que ya no se permitían pasar mercancías que no vinieran correctamente etiquetadas, decidimos presentar un segundo seminario el cual tuvo un éxito rotundo presentándose alrededor de 300 personas, y esto me hizo saber que la mayor parte de la gente no planea sino que le gusta corregir, esto, desde luego, tiene que cambiar.

Mantener capacitados y con una buena interrelación a los departamentos de tráfico, finanzas y contabilidad. En la mayor parte de las empresas los departamentos de tráfico y contabilidad se mantienen en un divorcio virtual. Rara vez es cuando estos departamentos se reúnen para hacer su planeación para importar y para exportar, lo cual significa un drástico y lamentable error.

Ahora que queda claro que lo aduanal es fiscal es más importante que estos departamentos se unan y que se enlacen con el departamento de finanzas con la finalidad de no solo evitar dolores de cabeza sino también para poder aprovechar al máximo los mecanismos existentes para poder importar y exportar, ya que a la fecha sigo sosteniendo que la aduana se encuentra en un proceso de simplificación constante que permitirá mayor fluidez a las operaciones de comercio exterior,

ENTREGAR CARTAS DE ENCOMIENDA

Para 1996 se estipula como obligación para todos los contribuyentes el entregar una carta de encomienda a sus agentes aduanales. La carta de encomienda, a través de los asesores del Despacho para el que trabajo, detectamos que esto estaba generando una complicación para las empresas, casi ninguna de ellas quería entregar la carta de encomienda. De alguna forma casi todos estaban buscando la manera de eludir esta obligación.

La verdad es que la carta de encomienda no solamente debe de considerarse como una obligación que nos genera molestias o incomodidades sino debe considerarse como el mecanismo mediante el cual los contribuyentes pueden hacer saber no solo a los agentes aduanales sino a los transportistas y a las compañías de seguros sus instrucciones específicas de qué hacer con las mercancías.

Hace poco un cliente me llamó y me comentó que estaba molesto con su agente aduanal porque éste había entregado la mercancía en la bodega B cuando su obligación era entregarla en la bodega A, a lo que yo le pregunté si había dado instrucciones por escrito, a lo que me respondió que no.

Este problema que le costó al cliente el poder recuperar su mercancía casi 48 horas, se hubiera podido evitar si las instrucciones precisas hubieran sido por escrito, ya que esto hubiera permitido al agente aduanal no caer en los errores que generó esta complicación.

Entregar cartas de encomienda y anexarlas a los archivos correspondientes de tráfico aduanal es una recomendación de vital importancia que puede costarle al cliente 10 minutos al elaborarla pero puede ahorrarle muchas complicaciones futuras.

CONCLUSION

La aduana se encuentra en un proceso de evolución, misma que la está llevando a la simplificación pero a la vez hacia una fiscalización permanente. El gobierno federal está buscando a todas luces el mantener controles fiscales que le permita recaudar los impuestos que por Ley les corresponde, independientemente si esos impuestos se encuentran bajo esquemas justos o injustos.

Las aduanas están tomando una importancia relevante para la vida fiscal de nuestro país, en ese sentido los contribuyentes deben de estar más conscientes de sus actos de aduanas para que puedan evitar así sus repercusiones fiscales en virtud de que la autoridad aduanera ha entendido que es más fácil detectar a un contrabandista por sus registros contables y sus registros de venta que en el hecho de que esté pasando contrabando por las aduanas.

No me costaría trabajo pensar que la mayor parte del contrabando que pasa por nuestro país no se hace por las aduanas sino por lugares distintos. Además de esto es fácil entender que el pasar por las aduanas pudiera convertirse en un acto fácil a través de una gratificación, ya que en muchas ocasiones el despacho pudiera depender de una sola persona, esto el gobierno lo entiende y quizá por ello ahora este buscando mayor control en las empresas.

Imaginemos que hemos realizado un contrabando de 100 vasos los cuales carecen de papeles, mientras los mantengamos ocultos la posibilidad de que la autoridad los descubra es remota, sin embargo al momento de la venta seguramente tendremos que facturarlos y esto generará el primer indicio para que la autoridad pueda cuestionarnos sobre el origen de las mercancías que seguramente no tendremos forma de amparar la compra y, como se maneja en el argo contable, comprobar su costo.

Bajo este ejemplo espero poder haber expresado la razón por la cual la aduana se está convirtiendo en fiscal y no solo en términos de cantidades sino también en términos de valores. Hace algunos años una persona realizó una compra en la ciudad de Nueva York gastándose alrededor de $ 10,000.00 dólares. Esta persona en su viaje de regreso a México decidió alterar la factura de compra y poner $ 5,000.00 dólares con el único y fin de poder reducir el egreso que tenía que hacer para efectos de los impuestos.

El importador orgullosamente me comentó el ahorro substancial que había tenido, por lo que yo le pregunté que cual era el monto que había deducido para efectos fiscales, respondiéndome que habían sido $ 10,000.00 dólares.

Ante esta situación yo me permití mostrarle la Ley del Impuesto sobre la Renta en la que nunca se podrán deducir valores de mercancía de importación más allá de lo declarado en el pedimento de importación, por ello se acordó que tenían que pagar $ 5,000.00 por medio fiscal $ 5,000.00 por fuera de sus registros contables, dándose cuenta de la gravedad del asunto porque el sacar utilidades de su empresa para poder hacer el pago le iba a costar el 34%, así que yo me permití llamar su atención y decirle que la subfacturación para efectos aduanales genera más costos, por lo que la solución fue rectificar el pedimento en términos de valor poniendo el valor correcto de las mercancías.

También se le ocurrió a este importador que en lugar de reducir el valor de la factura era más provechoso incrementarla por que así de alguna manera se estaban sacando "utilidades" de las empresas ahorrándose el impuesto sobre la renta, a lo que yo le comenté que me parecía improcedente, no solamente por lo ilegal o, inclusive, por lo inmoral sino porque eso iba a generar un ingreso acumulable para su proveedor, en virtud de que tenía que salir el pago completo hacia el proveedor quien por fuera tenía que regresárselo. El importador me comentó que el proveedor nunca se prestaría a esta situación porque si se mandaban $ 2,000.00 dólares de más al proveedor estadounidense, se le cobraría impuestos sobre la renta a dicho proveedor. Así es el juego, no existe la posibilidad lógica para que un contribuyente pueda ahorrarse dinero fiscal de lo aduanal, pero si existe la posibilidad práctica de que el no hacer lo correcto puede generar una evasión ya sea desde el punto de vista fiscal o desde el punto de vista aduanal. Realmente existe una especie de equidad en este principio que ha hecho que la autoridad entienda que lo aduanal es más fiscal que lo propio aduanal.