Aunque inicialmente fueron pensados para Internet, los servidores Web pueden ser empleados como herramientas útiles en cualquier empresa que posea una red de computadoras, aún en aquellas que no están conectadas a Internet.

Se conoce como web site ( web local ) al conjunto de software y hardware en el que residen los servicios web que una empresa tiene. Típicamente consta de una computadora conectada a Internet ( servidor ) y un conjunto de aplicaciones para servidores web.

El encargado de un web site recibe el nombre de webmaster ( web maestro) y, en sistemas muy complejos, incluso se tiene más de un webmaster. Por ejemplo, se puede tener un webmaster técnico y uno administrativo que se dividan el trabajo para mantener el site en operación.

El principal propósito de los servidores web es mostrar la presencia de las compañías en Internet y proporcionar información, soporte e incluso, servicios comerciales a los compradores virtuales que ya están llegando al mundo. Ejemplos típicos de este tipo de servidores los encontramos con Netscape, IBM, Hewlett-Packard, Microsoft y otros.

Existen muchas herramientas disponibles para crear sistemas de información interna por lo que surge la pregunta ¿ por qué usar el web en lugar de otras soluciones ? Las razones principales son : El World Wide Web se está convirtiendo rápidamente en la aplicación multimedia e hipertexto más popular de la historia gracias a su sencillez y facilidad de programación. Existe una gran cantidad de software y hardware para crear servidores web cuyos precios y capacidades cubren una amplia gama de necesidades según el uso a que se destine. Si la empresa ya está en Internet, puede aprovechar los recursos de Web externo y crear con ellos el interno. En el caso de empresas no conectadas a Internet, será posible una fácil migración a futuro para el establecimiento de páginas web que puedan ser consultadas por el mundo entero.

Si se requiere el acceso a outsourcing { ... La palabra outsourcing hace referencia a la fuente externa de suministro de servicios; es decir, la subcontratación de operaciones de una compañía a contratistas externos. Con frecuencia se recurre al outsourcing como mecanismo para reducir los costos, lo cual en algunos casos alcanza hasta un 40%. Dicha contratación ofrece servicios modernos y especializados, sin que la empresa tenga que descapitalizarse por invertir en infraestructura. Más allá de parecer un gasto adicional, la subcontratación representa la oportunidad de dejar en manos de compañías expertas la administración y el manejo eficiente y efectivo de los procesos que no están ligados directamente con la naturaleza del negocio y que, por el contrario, permite reducir costos y reorientar los recursos internos, e influir de manera significativa en su nivel de competitividad... }., hay una gran cantidad de proveedores capaces de proporcionar el servicio, razón por la que los costos no son tan altos como en el caso de herramientas propietarias.

Ahora bien, ¿ qué es en realidad un web interno ? Se trata simplemente de un web site que no está conectado a Internet y cuya función es la de servir como medio de información e intercambio entre los miembros de una compañía en particular. Para ello se establece un servidor como web site, se otorgan los privilegios necesarios para que los empleados puedan tener acceso al mismo y se instala algún navegador web en las computadoras de toda la organización.

Existe una gran cantidad de usos posibles para un servidor web, entre ellos se puede mencionar los siguientes:

Educación. Gracias a las capacidades multimedia e hipertexto, se pueden diseñar cursos interactivos que resulten agradables para los participantes. Incluso, si se tiene el ancho de banda suficiente, es posible desarrollar clases que incluyan videoconferencias a lo largo de todas las instalaciones de la empresa.

Los primeros candidatos en este sentido son los sistemas de familiarización con páginas web que introducen a los empleados recién contratados en las políticas, procedimientos y datos más importantes sobre la empresa. También es fácil desarrollar cursos de actualización sobre métodos y procedimientos de uso común en la compañía, así como de software.

Otra área de grandes posibilidades es el departamento de reclutamiento pues no es difícil adaptar algunas de las pruebas psicométricas a un ambiente web (al estilo de las pruebas en los centros de certificación Drake ).

Información general y tablero de noticias. Los empleados pueden consultar desde sus escritorios páginas con información general sobre la compañía ( historia, principales mercados, diagramas organizacionales, logros, etcétera ). Asimismo pueden establecerse sistemas de noticias para difundir de una manera rápida, eficiente y barata ( sin uso de papel ) todo tipo de eventos y sucesos en la empresa tales como campeonatos deportivos, mensajes de la dirección, cambio de políticas, entre otros.

Comunicación Interna entre departamentos. Si la empresa es lo suficientemente grande, pueden establecerse páginas web para los diferentes departamentos de la compañía. Estas páginas pueden tener la misma configuración general con la única diferencia de que se limitan al departamento en cuestión.

Comunicación entre empleados ( directorios ). ¿Quién no ha pasado por la pesadilla para saber el nombre, ubicación o extensión telefónica de la asistente del gerente del gerente del departamento X ? Con la creación de directorios y ligas hacia el buzón de correo electrónico en una página web estos problemas desaparecen casi como por arte de magia.

Sistemas automatizados de información sobre los empleados. Los departamentos administrativos y contables pueden poner información en el web site para consulta por parte de los empleados. Así, por ejemplo, una persona cualquiera puede consultar su cardex en personal, su estado de cuenta por salarios y préstamos en la empresa y cualquier otra información relevante.

Entretenimiento. Incluso pueden crearse páginas de simple contenido lúdico para que los trabajadores puedan desarrollar y coordinar actividades recreativas dentro o fuera de la empresa: tal vez exista un club de ajedrez en la compañía que tenga su propia página web y a través de ella mantenga comunicados e informados a sus miembros de la s actividades en curso.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN WEB SITE :

Un buen web site debe cumplir un mínimo de características, sobre todo por la gran competencia que hay para llamar la atención de los cibernautas que navegan por el web o, en el caso de servidores no conectados a Internet, para lograr un aprovechamiento adecuado por parte de los usuarios potenciales.

Hardware. El equipo requerido puede ir desde una PC compatible 486/Pentium hasta una workstation ( Estación de Trabajo ) Unix especialmente diseñada como servidor de Internet. La elección dependerá básicamente de la cantidad de usuarios que tendrán acceso al sistema ( es importante hacer un buen balance entre el número de usuarios típico y el número de usuarios en las horas pico).

Ancho de banda disponible en red. Debido al uso intensivo de archivos multimedia, hay que tener especial cuidado con la carga que un servidor web ejercerá sobre la infraestructura actual.

Software. Existen muchas opciones de donde elegir, desde herramientas de dominio público hasta sistemas llave en mano proporcionados por terceros, algunos de los cuales incluyen en un sólo paquete el hardware y software necesario.

Al igual que con cualquier otro programa, debe tenerse especial cuidado al evaluar los costos de soporte y mantenimiento a mediano y a largo plazo. Hay herramientas que permiten un costo de arranque prácticamente nulo pero conllevan gastos a futuro que no cualquier empresa puede sufragar y, tal como sucede con muchas otras soluciones en la actualidad, parece que la mejor opción es lograr un punto medio entre el outsourcing y el desarrollo interno.

Políticas y procedimientos. No basta con poner una página web y ya. Es necesario definir por anticipado la política y procedimientos de mantenimiento para hacer del web site un lugar funcional que cumpla cabalmente con su cometido. La idea aquí es lograr que los usuarios utilicen constantemente el servicio y retroalimenten a sus creadores con comentarios y sugerencias. Básicamente deben cumplirse las siguientes premisas:

1. Facilidad de uso. El sistema debe ser fácil de usar y lo más intuitivo posible, de otra manera los usuarios no querrán usarlo y buscarán la información por otros medios.
2. Rapidez. De nada sirve una página web con cientos de gráficas, imágenes y sonidos si es necesario esperar una eternidad para que se cargue. Recuerde la lección aprendida cuando llegaron los primeros paquetes de DTP (Desktop Publishing; Publicación de escritorio), hay que crear documentos atractivos pero sobrios y elegantes sin caer en el estilo "barroco" o "churrigueresco".

Nuevamente es importante tomar en cuenta el ancho de banda disponible, tanto a nivel general como para el servicio de web, ya que suele tratarse de un recurso valioso y escaso en casi cualquier empresa.

En el caso de que existan instalaciones en varias localidades dispersas, es conveniente analizar la posibilidad de establecer varios web sites a lo largo de la WAN (Wide Area Network; Red de área amplia) para disminuir los tiempos de respuesta y la sobrecarga en la infraestructura de telecomunicaciones.

Retroalimentación. Constantemente debe sondearse a los usuarios para saber su opinión sobre el sistema, ellos más que nadie saben qué información necesitan y cómo les gustaría obtenerla.

Estandarización. Manténgase apegado a los estándares, de esta manera se evitará dolores de cabeza en el soporte y mantenimiento del servidor, además de que podrá optar por mayor cantidad de herramientas de construcción y visualización (browsers; Buscadores).

Mantenimiento. Aún el mejor web site del mundo terminará relegado en un "rincón virtual" si no se le da mantenimiento y se actualiza constantemente. De hecho, este es uno de los errores más comunes que cometen los novatos pues la construcción de un servidor web es muy parecida a la de la vialidad en una gran ciudad: nunca termina y siempre hay miles de mejoras posibles por realizar.

Seguridad. Hay que tener especial cuidado con los procedimientos de seguridad en el web site pues, al igual que con cualquier otro recurso compartido en la red, es necesario desarrollar un sistema que haga uso extensivo de palabras clave y procesos de identificación para asegurar que la información no llegue a manos equivocadas.

Aunque un web site no es la panacea, es importante tener en cuenta sus ventajas contra otras opciones en el establecimiento de sistemas de información dentro de la empresa. Asimismo, es importante establecer políticas y métodos de control para que el web site sea utilizado racionalmente por los empleados y no se convierta en una distracción en lugar de una herramienta más que facilite sus labores diarias. Como siempre, hay que tener bien claras las metas y alcances de un proyecto antes de llevarlo a la práctica.

Finalmente, y a riesgo de parecer repetitivo, recuerde que el ancho de banda es uno de los recursos más preciados en cualquier red, ya sea que opte por un web site o por otro tipo de solución, siempre tenga presente la sobrecarga permisible en su infraestructura de telecomunicaciones, más aún si piensa enlazar localidades remotas a su web site.